Inchiderea de luna reprezinta un proces esential in cadrul departamentului financiar-contabil al unei firme, marcand finalul fiecarei perioade contabile.
Acest proces are scopul de a inregistra toate tranzactiile financiare care au avut loc in acea luna, de a realiza reconcilierea conturilor si de a asigura ca balanta reflecta corect situatia financiara a firmei.
Inchiderea de luna nu coincide cu data de 25 care marcheaza scadenta depunerii unor declaratii fiscale, fiind un proces mult mai complex care presupune verificari multiple si anumite inregistrari contabile.
Ce presupune inchiderea de luna?
Pe scurt, procesul de inchidere de luna cuprinde mai multe activitati care au rolul de a aduce la zi evidenta contabila si presupune:
- inregistrarea si verificarea tuturor tranzactiilor, fie ca vorbim de vanzari, achizitii, plati, incasari, cheltuieli salariale, impozite si alte obligatii.
- reconcilierea conturilor: conturile contabile sunt verificate si comparate cu documentele suport (extrase bancare, facturi, chitante etc.).
- amortizarea: este necesar ca la inchiderea de luna sa fie inregistrate corect cheltuielile cu amortizarea pentru a reflecta valoarea actualizata a activelor.
- calculul si inregistrarea provizioanelor
- verificarea si inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli
- inchiderea conturilor de TVA
- reevaluarea elementelor in valuta
Datorita complexitatii acestui proces, in SmartBill Conta exista o sectiune dedicata Inchiderii de luna:
Aici procesele de inchidere de luna sunt automatizate, pentru urmatoarele tranzactii:
- reevaluare solduri in valuta
- inregistrare amortizari
- inchidere conturi de venituri si cheltuieli
- inchidere conturi de TVA, Inchidere conturile 4423 si 4424 intre ele, daca este cazul.
Dupa ce s-au efectuat verificarile necesare, se poate apasa butonul Inchide, ceea ce va bloca posibilitatea de a mai efectua tranzactii pe luna respectiva.
Lunile se pot deschide sau inchide in functie de optiunea utilizatorului.
Notele contabile de inchidere, aferente fiecarui tip de tranzactii pot fi vizualitate direct din aceasta fereastra.
Notele pot fi sterse si se poate regenera inchiderea ori de cate ori se doreste acest lucru.
Este important de mentionat ca :
- daca exista mai multe luni inchise si dorim sa deschidem o luna din urma, se vor deschide toate lunile pana la luna respectiva. De exemplu daca am inchis lunile pana la luna iulie 2024 inclusiv si dorim sa deschidem luna ianuarie 2024, se vor deschide toate lunile pana la ianuarie.
- daca am deschis o luna si am efectuat modificari, de exemplu am inregistrat venituri si cheltuieli, notele contabile de inchidere a veniturilor si cheltuielilor vor trebui sterse si inregistrarea refacuta.
Desi poate parea un proces complex, consumator de timp, prin aceste automatizari, se usureaza mult munca de inchidere.
Prin implementarea unor proceduri riguroase de verificare si reconciliere, companiile pot evita erori contabile si pot lua decizii strategice mai informate pe baza datelor financiare actualizate.
